Blue Courrier définit 3 groupes d'utilisateur :
Blue Courrier fonctionnant sur la notion de site Alfresco Share, les groupes ci-dessus s'ajoutent aux groupes Alfresco Share qui sont au nombre de 4. Les sites Blue Courrier auront donc 7 groupes.
Blue Courrier fait circuler le courrier par service, réel ou virtuel (on peut ainsi créer des sites pour des services n'existant pas mais jouant un rôle au niveau de la gestion du courrier ou de la GED). Un service correspond à un site Alfresco Share. Une organisation en Pôle/Direction/Service aura ainsi autant de sites Alfresco Share que de strates organisationnelles.
Il peut être attribué une gestion de courrier à tous les sites choisissant d’en recevoir (par paramétrage de l’administrateur Alfresco ) au moment de la création ou par la suite, par l'intermédiaire d'un script. Le nom du 'service' apparaissant dans l’interface Blue Courrier est le nom du site.
Les sites existant dans la partie GED de GECOD (Alfresco) ou ceux créés dans l’avenir pourront donc bénéficier de cette possibilité.
Plusieurs personnes peuvent avoir le même rôle sur le même site.
Dans le cadre de la gestion de courrier pour l'ANFR, certains services jouent un rôle particulier :
service logistique : il centralise les courriers entrants dans l'organisation et préparer leut distribution
le cabinet 'DG': il valide la distribution des courriers qu'elle ne soit effective au niveau des services
Ce service centralise les courriers entrants dans l'organisation. Le nombre de courriers est donc maximal dans ce service : il faut gagner du temps pour ne pas retarder la distribution.
Le courrier est extrait des enveloppes, le contenu de chaque enveloppe étant séparé du précédent par un intercalaire comportant :
un code barre. Celui-ci permet à l'OCR de détecter le début d'une enveloppe.
le nom du service destinataire choisi par l'utilisateur
Le nombre d'intercalaires différents est égal au nombre de services destinataires différents. Les intercalaires sont imprimés en nombre suffisant afin de pouvoir traiter le volume maximal que le service courrier peut avoir à traiter.
Les documents peuvent alors être numérisés.
A l'issue de la numérisation :
les courriers numériques apparaissent dans la bannette du service courrier. Les fiches d'indexation de chaque courrier sont alors éventuellement complétées en fonction de la répartition des tâches. Les documents ayant été passés à un OCR, il est possible de faire des copier/coller entre le courrier et les champs de la fiche d'indexation.
les courriers sont stockés 'tel quel' afin de gagner du temps en limitant les manipulations et conservent donc leur intercalaire. Ils sont classés dans un carton intitulé Année/mois/semaine. En fonction du nombre de courrier, il est possible de les classer dans un carton Année/mois/jour. En fonction du volume de courrier, chaque mois, ou chaque semaine, la pile précédente est fournie au service des archives qui le stocke selon ses règles et procédures. Le numéro de référence interne de chaque courrier 'arrivé', reprenant la date du jour, permettra de savoir dans quel carton d'archives chercher les courriers.
les courriers sont fournis aux services métier qui les traitent puis les archivent.
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Ce cabinet est constitué :
de la présidence du conseil d’administration (le président, son assistante),
de la direction générale (le directeur général, le directeur général adjoint, les assistantes),
L’ensemble du courrier à l’exception du courrier RH et de courriers spécifiques (factures, missions, demandes AUF, chèques régie) passent par la DG qui valide la ventilation. Une fois la ventilation validée, les courriers sont transmis dans les bannettes des différents sites.
Les utilisateurs du groupe 'Cabinet_DG' pourront visualiser la liste des des courriers entrants et valider ou changer la ventilation (attribution) proposée par le service courrier.
Les courriers seront alors déplacés dans les bannettes correspondantes.
Blue Courrier fonctionne sur la notion de bannette. Les bannettes visibles en tant que telles sont des répertoires temporaires utiles pour stocker les documents avant leur rangement selon le plan de classement métier.
Chaque service dont le courrier est géré par Blue Courrier aura les bannettes suivantes :
Bannette ' Courrier entrant'
Elle contient les courriers qui viennent d'être dématérialisés, qui sont en distribution ou qui sont assignés. Une fois que l'instructeur démarre leur traitement, il les déplace généralement dans le plan de classement métier du service auquel il appartient. Il ne peut pas les déplacer dans un autre service. Toutes les opérations relatives à un courrier sont journalisées et donc visibles par une fonction d’historique du courrier.
Bannette 'En Copie'
Elle contient les copies des courriers adressés au service concerné. Un utilisateur du service peut les déplacer et les classer à l'aide de la GED. C'est une copie du courrier original qui contient une association sur la source que l'on peut ainsi retrouver. Ces courriers peuvent être déplacés, supprimés, renommés tout simplement avec l'outil de GED.
Bannette 'Courrier sortant'
Elle contient les courriers spontanés. Ceux-ci peuvent par la suite être déplacés selon le plan de classement métier à l'aide de la GED