Données

Courrier

Les courriers peuvent être :

• entrants (cf 5.2.4 - Renseigner un courrier entrant)

• sortants (cf 5.3.2 - Renseigner un courrier sortant)

Catégories

L'arbre de catégories permet de classer les informations en cohérence avec la GED, de telle façon que la navigation dans la GED permette de retrouver les documents, que ce soit des courriers, des dossiers ou tout autre type de document.

Les catégories suivantes doivent être mises en place :

• Sens

• Entrant

• Sortant

• Type

• Papier

• Mél

• Fax

• Demande orale

• Nature

• Normal

• Spécial

• Recommandé national

• Recommandé international

• Colissimo

• Avis de passage

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Nomenclature

Les nomenclatures sont gérées sous forme de listes de données. Leurs valeurs sont les suivantes :

• Priorité

• Important

• Normal

• Délai

• Urgent - 3j

• Rapide - 7j

• Normal - 15j

• Niveau de confidentialité

• Public

• Confidentiel

• Statut

• ??? Faut-il garder ce champ ?

Ces valeurs peuvent être modifiées par l'administrateur fonctionnel de Blue Courrier.

Annuaire

Un annuaire sera mis en place afin de faciliter la saisie des informations, comme le nom des expéditeurs (organisation, instructeur, signataire) et destinataires.

Organisation

L'organisation est caractérisée par une adresse qui doit suivre idéalement la norme AFNOR NF Z10-011. L’ordonnancement des éléments d’une adresse sur les deux premières lignes varie selon la nature du destinataire (individu ou organisation). L'adresse doit être écrite en majuscule, sans signe de ponctuation, afin de faciliter la reconnaissance de caractères par les logiciels d'OCR de La Poste.

Particulier

1. CIVILITE-TITRE ou QUALITE-PRENOM-NOM

2. N° APP ou BAL-ETAGE-COULOIR-ESC

3. ENTREE-BATIMENT-IMMEUBLE-RESIDENCE

4. NUMERO-LIBELLE DE LA VOIE

5. LIEU DIT ou SERVICE PARTICULIER DE DISTRIBUTION

6. CODE POSTAL et LOCALITE DE DESTINATION ou CODE CEDEX et LIBELLE CEDEX

La ligne 1 permet d’identifier le destinataire, la ligne 2 le point de remise. La ligne 2 correspond à tout ce qui est situé à l’intérieur d’un bâtiment, la ligne 3 tout ce qui est à l’extérieur.

Entreprise

1. RAISON SOCIALE ou DENOMINATION

2. IDENTITE DU DESTINATAIRE et/ou SERVICE

3. ENTREE-BATIMENT-IMMEUBLE-RES-ZI

4. NUMERO-LIBELLE DE LA VOIE

5. MENTION SPECIALE et COMMUNE GEOGRAPHIQUE [1]

6. CODE POSTAL et LOCALITE DE DESTINATION ou CODE CEDEX et LIBELLE CEDEX

[1] si différente de celle indiquée ligne 6.

Instructeur et signataire

L'instructeur et le signataire sont des personnes. L'instructeur est la personne chargée du dossier alors que le signataire est la personne responsable de son contenu.

Les informations suivantes doivent être conservées afin de permettre de retrouver les interlocuteurs correspondants :

• civilité-titre,

• qualité-prénom-nom,

• mél,

• tél direct,

• tél portable,

• fonction