Processus

Rappel du fonctionnement attendu

Le cahier des charges décrit 3 processus :

• circuit courrier arrivé
• circuit courrier départ
  • circuit courrier départ 'DG'
  • circuit courrier départ simplifié

Circuit courrier arrivé

Une fonction d’information du Cabinet DG permettra un retour de l’attribution faites à un service avec un commentaire de justification. Le courrier sera alors de nouveau visible dans la console de consultation du 'cabinet DG'.

Une fonction de clôture de courrier permettra d’indiquer que le courrier a été traité.\ Une fonction de lien entre courriers permettra de suivre y compris la réception de courrier due à un courrier précédent.

Une fonction de suivi de l’avancement du traitement du courrier 'arrivée' est aussi à mettre en place

Circuit courrier départ

Circuit courrier départ 'DG'

Circuit courrier départ simplifié

Blue Courrier

Le processus de gestion de courrier implémenté par Blue Courrier se décompose en 3 processus :

• distribution, qui s'applique aux courriers entrants ;
• validation, qui s'applique aux courriers sortants ;
• sortie, qui s'applique aux courriers sortants.

Distribution

Cette distribution comporte :

• une partie manuelle de dématérialisation du courrier entrant ;
• une partie informatisée de distribution proprement dite.

Partie manuelle

Le processus manuel permet de réaliser l'action suivante :

• dématérialiser le courrier : tri et numérisation du courrier.

Partie informatisée

Le processus informatisé permet de réaliser les actions suivantes :

• préparer la distribution:

• remplir la fiche d'indexation : indiquer toutes les informations sur le courrier arrivé (dates, délai, priorité, catégories, expéditeur, destinataire, pièces jointes, commentaires) ;

• indiquer le service destinataire du courrier et les services éventuels en copie ;

• distribuer : valider la distribution ;

• (ré)assigner : indiquer l'agent/collaborateur chargé du traitement du courrier ;

• instruire : créer et ajouter une ou plusieurs réponses au courrier arrivé. Chaque réponse suivra son propre processus. Cette réponse est visible dans un fil de discussion ;

• mettre en validation : faire partir le courrier en validation par le responsable du service ;

• terminer le traitement : clôturer le courrier pour indiquer qu'aucun traitement n'était nécessaire. Cette action ne peut être réalisée que par un service métier et non par le service courrier.

La distribution des courriers est validée par le cabinet 'DG'.

Validation

Le processus de validation permet de réaliser les actions suivantes :

• indiquer le responsable suivant : si aucune responsable n'est indiqué alors la validation est finale, sinon cela permet de faire valider par une autre personne (par exemple le n+1)

• valider : l'approbation ne nécessite pas de commentaire

• refuser : un commentaire doit obligatoirement être joint pour refuser un document

Sortie

Le processus de sortie permet de réaliser les actions suivantes :

• faire valider une réponse au responsable du service : le responsable de service est celui qui par défaut valide la réponse de son service

• faire valider une réponse à un autre responsable : le processus de validation peut être répété

• imprimer le courrier

• faire signer le courrier

• numériser le courrier

• marquer comme envoyé

Synthèse

Synthèse des fonctions générales et spécifiques par rôle

Synthèse des fonctions par processus et par rôle